Excel czy aplikacja do grafiku? Szczery przegląd dla małej firmy

Excel do grafiku ma jedną wielką zaletę: już go znasz i nic za niego nie płacisz. Dla wielu firm to wystarczający powód, żeby zostać przy arkuszu na lata. Zanim jednak uznasz temat za zamknięty, warto policzyć, ile ten arkusz naprawdę kosztuje, i sprawdzić, co dają narzędzia zrobione specjalnie do układania zmian.

Gdzie Excel radzi sobie dobrze

Nie ma co udawać, że arkusz jest zły. Przy małym, stałym zespole i prostym grafiku Excel sprawdza się bez zarzutu. Masz pełną kontrolę nad wyglądem, możesz policzyć godziny formułą i nie musisz uczyć się niczego nowego. Jeśli Twój grafik prawie się nie zmienia, a zespół liczy kilka osób, arkusz spokojnie wystarczy.

Gdzie zaczynają się schody

Kłopoty pojawiają się wtedy, gdy grafik zaczyna żyć. Ktoś prosi o wolne, ktoś choruje, dochodzi nowa osoba. Nagle okazuje się, że w arkuszu łatwo o pomyłkę, formuła liczy godziny źle, bo ktoś ruszył komórkę, a wersja wysłana zespołowi jest już nieaktualna. Excel nie powie Ci, że obsadziłeś kogoś na dwie zmiany naraz ani że w sobotę brakuje rąk.

• Brak ostrzeżeń o nakładających się zmianach
• Łatwo nadpisać czyjąś dostępność bez śladu
• Wersje rozjeżdżają się między telefonem a komputerem
• Wysłanie czytelnego grafiku na telefon bywa męką

Co daje aplikacja zrobiona do grafiku

Narzędzie stworzone do układania zmian pilnuje rzeczy, o których w arkuszu trzeba pamiętać samemu. Widzi, kiedy ktoś ma wolne, ostrzega przed podwójną obsadą i od razu pokazuje godziny oraz koszt. Grafik budujesz gotowymi blokami zmian, a nie komórka po komórce, więc cała układanka idzie szybciej. Na końcu wysyłasz zespołowi jeden czytelny widok zamiast zrzutu ekranu z arkusza.

„Przez lata byłam pewna, że Excel mi wystarcza. Dopiero gdy przeszłam na aplikację, zobaczyłam, ile czasu co tydzień traciłam na poprawianie tego samego.”

Jak policzyć, co się bardziej opłaca

Zamiast pytać, które rozwiązanie jest lepsze w teorii, policz swój czas. Jeśli układanie i poprawianie grafiku zajmuje Ci dwie godziny tygodniowo, to około ośmiu godzin miesięcznie. Podstaw pod to swoją stawkę i porównaj z kosztem narzędzia. Do tego dolicz koszt pomyłek: pustą zmianę w szczycie albo nadgodziny, których dało się uniknąć. Wynik często zaskakuje.

Podsumowanie

Excel jest darmowy tylko z pozoru, bo płacisz za niego czasem i uwagą. Przy prostym, stałym grafiku arkusz w zupełności wystarczy. Gdy zmian jest dużo, zespół rośnie, a poprawki wracają co tydzień, narzędzie zrobione do grafiku zwraca się szybciej, niż się wydaje. Scendo powstało właśnie po to, żeby zabrać Ci najbardziej żmudną część tej pracy: przeciągasz zmiany, widzisz koszt od razu i wysyłasz gotowy grafik w kilka minut.